1. Inleiding

De OntwerpAcademie neemt uw privacy serieus. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens de OntwerpAcademie (KvK 373170208) verzamelt en gebruikt, met welk doel, hoe deze persoonsgegevens goed zijn beveiligd en welke rechten u heeft. De OntwerpAcademie is een onderwijsorganisatie die om gebruik te kunnen maken van haar diensten (het verzorgen van onderwijs, het afnemen van examens en het verstrekken van diploma’s en/of certificaten) persoonsgegevens van u nodig heeft. Deze privacyverklaring is opgesteld om u over de verwerking van uw persoonsgegevens adequaat te kunnen informeren. De persoonsgegevens worden vertrouwelijk en in overeenstemming met toepasselijke privacywetgeving, zoals de Algemene verordening  gegevensbescherming (AVG), behandeld.

2. Verwerking persoonsgegevens

‍Persoonsgegevens zijn gegevens die kunnen worden gebruikt om uw identiteit te achterhalen. Onder persoonsgegevens zijn onder meer begrepen de naam, contactgegevens, voorkeuren en andere gegevens die u aan ons heeft verstrekt. Dit privacyreglement is van toepassing op de verwerking van data verkregen vanuit bezoek aan en gebruik van de website van OntwerpAcademie, (digitale) aanmeldingen, gebruik van de digitale leeromgeving en de overige contacten via telefoon en email en de daarbij verstrekte persoonlijke informatie, dan wel informatie die mondeling is verstrekt of op papier is gedeeld.

3. Welke gegevens worden door de OntwerpAcademie verwerkt

3.1. Standaard gegevens onderwijs

De volgende gegevens worden verwerkt:

• Geslacht;
• NAW-gegevens;
• Geboorteplaats en geboortedatum;
• Bankgegevens;
• E-mailadres;
• Telefoonnummers;
• Werkgever (indien deze factuur betaalt);

3. Welke gegevens worden door de OntwerpAcademie verwerkt

3.2 Gegevens digitale leeromgeving

De OntwerpAcademie maakt gebruik van Moodle, Microsoft OneDrive, Cirlce en Microsoft Teams voor het delen van lesmateriaal, (huiswerk)opdrachten en het uitwisselen van bestanden. Een account wordt aangemaakt met het e-mailadres van de student zelf en ook het wachtwoord wordt door de student zelf aangemaakt. De OntwerpAcademie slaat deze gegevens niet op en u kunt zelf altijd alles verwijderen wat u zelf geüpload heeft. Microsoft zal wel - ten behoeve van het gebruik kunnen maken van hun diensten - uw e-mailadres, wachtwoord en ip-adres opslaan. Hierover leest u meer bij Microsoft tijdens het aanmaken van het account.

3.3. Gegevens examenomgeving

De OntwerpAcademie maakt gebruik van Moodle, Microsoft OneDrive, Cirlce en Microsoft Teams voor het delen van lesmateriaal, (huiswerk)opdrachten en het uitwisselen van bestanden. Een account wordt aangemaakt met het e-mailadres van de student zelf en ook het wachtwoord wordt door de student zelf aangemaakt. De OntwerpAcademie slaat deze gegevens niet op en u kunt zelf altijd alles verwijderen wat u zelf geüpload heeft. Microsoft zal wel - ten behoeve van het gebruik kunnen maken van hun diensten - uw e-mailadres, wachtwoord en ip-adres opslaan. Hierover leest u meer bij Microsoft tijdens het aanmaken van het account.

3.4 Digitale assistent (chatbot)

Middels deze AI-chatbot wilt OntwerpAcademie haar klantenservice en de OA-Connect gebruikerservaring verbeteren richting geïnteresseerden, (bestaande) klanten, studenten en alumni. De OA-Connect AI-chatbot is een experimentele functie die bij OntwerpAcademie in ontwikkeling is. Hierdoor heeft de chatbot beperkingen en limitaties. Neem daarom altijd de volgende voorwaarden en richtlijnen in acht voor het gebruik van de chatbot:

• Wees kritisch bij het overnemen van gegenereerde content. Controleer het antwoord altijd met de website van OntwerpAcademie of neem contact op met onze studie specifieke afdelingen (studentenzaken@ontwerpacademie.nl) in geval van twijfel. Vertrouw niet blindelings op AI-uitkomsten, vooral in tijdgevoelige processen;
• Gebruik de AI-Chatbot niet voor ethische beslissingen of keuzes. Twijfel je over een opleiding, cursus of workshop? Neem dan altijd contact op met OntwerpAcademie;
• Deel onder geen enkel geval persoonsgebonden informatie zoals: naam, e-mailadres, locatie, financiën, bankgegevens. Deze gegevens zijn niet nodig voor het gebruik van de chatbot.
• Deel onder geen enkel geval persoonsgebonden informatie zoals: naam, e-mailadres, locatie, financiën, bankgegevens. Deze gegevens zijn niet nodig voor het gebruik van de chatbot.
• Wees alert op het risico van duplicatie van antwoorden. OntwerpAcademie slaat geen gegevens op middels de chatbot.
  
• OntwerpAcademie deelt of verkoopt geen gegevens middels de chatbot.
  

3.5 Overige gegevens

In bepaalde gevallen worden de volgende gegevens verwerkt:Indien u via de websites een (contact)formulier invult: de door u ingevulde gegevens;Indien u een klacht heeft ingediend: de inhoud van de klacht en door u ingevulde gegevens op het klachtenformulier;Indien u via e-mail contact heeft (gehad) met onze organisatie: uw e-mailverkeer, inclusief bijlagen;Indien u onze websites bezoekt: geanonimiseerd IP-adres;Indien u zich hebt aangemeld voor onze nieuwsbrief: welke nieuwsbriefartikelen u hebt geopend en uw IP-adres (geanonimiseerd).

4. Wat zijn de doeleinden van de verwerking?

Uw persoonsgegevens worden door de OntwerpAcademie uitsluitend verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Het uitvoeren van de met u gesloten overeenkomst(en);
• Het voorkomen, detecteren en oplossen van examenfraude en het correct uitvoeren van persoonsidentificatie;
• Het mogelijk maken van het indienen van bezwaar en/of beroep met betrekking tot een examen;
• Het juist kunnen opstellen van diploma’s en certificaten;
• Het voeren van de administratie, alsmede andere activiteiten van intern beheer;
  
• Het berekenen, vastleggen en innen van verschuldigde bedragen, waaronder inbegrepen het in handen van derden stellen van vorderingen;
  
• Om met u in contact te kunnen treden en te reageren op door u gestelde vragen;
  
• Het via e-mail of post kunnen verzenden van examenoproepen of andere informatie;
  
• Voor het via e-mail kunnen verzenden van digitale nieuwsbrieven;
  
• Voor het verbeteren van de website, onderwijs, examens en dienstverlening van de OntwerpAcademie;
  
• Het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole;
  
• Het voorkomen, detecteren en oplossen van hacking en misbruik van uw account;
  
• Voor het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de administratie- en bewaarplicht.
  

5. Rechtsgrond voor de verwerking

De rechtsgrond voor de in paragraaf 4 opgenomen doeleinden van verwerkingen is gelegen in:

• De door u gegeven toestemming;
• De uitvoering van de met u gesloten overeenkomst;
• Het gerechtvaardigd belang van de OntwerpAcademie;
  
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

6. Beveiliging en bewaren

Alle verkregen informatie wordt door ons opgenomen in een (geautomatiseerd) gegevensbestand. Wij nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en andere ongewenste handelingen met persoonsgegevens tegen te gaan. Zo slaan wij persoonsgegevens op in systemen die beperkt toegankelijk zijn en maken wij gebruik van versleuteling.

De verzamelde persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is. Indien de bewaartermijn van bepaalde gegevens wettelijk wordt voorgeschreven, wordt deze gevolgd.

6. Beveiliging en bewaren

Op grond van de wet heeft u diverse rechten, zoals:

• Inzagerecht, correctie- en verwijderingsrecht
  U heeft het recht de door de OntwerpAcademie verwerkte persoonsgegevens in te zien, deze gegevens te laten wijzigen of zelfs verwijderen indien de gegevens niet (langer) juist zijn, of indien de verwerking niet (langer) gerechtvaardigd is.
• Recht van bezwaar
  Het recht van bezwaar houdt in dat u zich vanwege uw specifieke situatie bezwaar kunt maken tegen bepaalde verwerkingen van persoonsgegevens.
• Recht op beperking
  In voorkomende gevallen kunt u de OntwerpAcademie vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken of om uw gegevens aan uzelf of aan een derde partij over te dragen.
• Uitwisseling met derden
  De OntwerpAcademie verstrekt uw persoonsgegevens alléén aan derden indien dit nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst met u en altijd in overleg met u, of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Indien gegevens van u met derden gedeeld worden is dit altijd op basis van een verwerkingovereenkomst met u afgesloten als vastgelegd in de AVG.
• Toezicht
  Het staat u verder altijd vrij een klacht in te dienen bij de toezichthouder. De toezichthouder op de privacywetgeving is de Autoriteit Persoonsgegevens. U vindt de contactgegevens van de Autoriteit Persoonsgegevens via de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
  
• Klachten
  U kunt bij de OntwerpAcademie een schriftelijke klacht indienen wanneer u zich in uw belang geschaad voelt. Uw klacht kunt u bij ons achterlaten via klachtencommissie@ontwerpacademie.nl. Daarnaast kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl
  
• Wijzigingen
  De OntwerpAcademie behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring aan te passen.  Op de website worden eventuele herziene versies bekend gemaakt.
  
• Contactgegevens
  Als u vragen heeft over deze verklaring of over ons privacybeleid kunt u contact met ons opnemen via onderstaande gegevens:
  E-mailadres: info@ontwerpacademie.nl
  Telefoon: 085 06 05 377
  Adres: Belgiëlaan 1A5, 2391 PH Hazerswoude-Dorp